Política de Privacidad CloseOK

Versión 1.1 — publicada el 2 de octubre de 2026, vigente desde el 17 de octubre de 2026

Esta versión incorpora la Conexión con el SII, adapta la política a la Ley 21.719 (derechos de portabilidad y bloqueo, bases de licitud por finalidad, notificación de incidentes, perfilamiento) y actualiza la lista de proveedores con su país. Hasta el 16 de octubre de 2026 rige la versión 1.0.

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1. Identificación del Responsable

SOLUCIONES TECNOLOGICAS WHY SPA, RUT 78.346.228-1, con domicilio en Los Conquistadores 2758, Oficina 104, comuna de Providencia, ciudad de Santiago, Chile (en adelante "CloseOK"), es responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios de la plataforma https://app.closeok.com.

Contacto del Responsable: cuentas@closeok.com · Datos personales: privacidad@closeok.com Sitio web: https://closeok.com

2. A quién aplica esta política

Esta Política aplica a:

• Usuarios titulares de cuentas en la plataforma (administradores, gestores, abogados, super administradores).
• Visitantes del sitio web público https://closeok.com.
• Empresas clientes (datos de contacto comerciales) cargadas por nuestros usuarios.
• Personas físicas cuya información sea cargada como contraparte en contratos, acuerdos o cobranzas.
• Personas autorizadas ante el SII cuyas credenciales nos entrega un cliente para la Conexión con el SII.
• Receptores de facturas emitidas por nuestros clientes, cuyos datos obtenemos del SII mediante la Conexión con el SII.

CloseOK actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos de sus usuarios titulares y visitantes, y como encargado del tratamiento respecto de los datos de terceros cargados por sus clientes, de las credenciales de las personas autorizadas ante el SII y de los datos de receptores de facturas obtenidos del SII, todos ellos tratados por cuenta del cliente.

Esta política se rige por la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y, desde su entrada en vigencia, por la Ley 21.719 que la modifica.

3. Datos que recolectamos

3.1. De los usuarios titulares (cuentas activas)

• Identificación: nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, RUT (encriptado), rol asignado dentro de la plataforma.
• Empresa: razón social, RUT empresa (encriptado), dirección, giro, sitio web, logo.
• Credenciales: contraseña almacenada con hash bcrypt (cost 12), tokens de sesión.
• Datos de pago: registramos la referencia/token entregado por la pasarela (Flow.cl). Nunca almacenamos números de tarjeta de crédito ni CVV en nuestros sistemas.
• Datos de uso: logs de acceso, IP, user-agent, fecha y hora de cada acción crítica registrada en nuestro sistema de auditoría.
• Credenciales del SII (solo si el cliente activa la Conexión con el SII): clave tributaria de la empresa o RUT y clave tributaria de la persona autorizada. Se almacenan cifradas, no se muestran en pantalla y no se registran en bitácoras.
• Credenciales bancarias (solo si el cliente activa la conciliación bancaria): se entregan a nuestro proveedor Floid para leer los abonos recibidos.

3.2. De terceros cargados por los clientes

• Razón social, RUT, datos de contacto comercial, contratos cargados, montos adeudados, comprobantes de pago.
• Datos de los receptores de las facturas emitidas por el cliente, obtenidos del SII mediante la Conexión con el SII: RUT, razón social y, cuando estén en el documento, giro, dirección, comuna, ciudad y correo electrónico.
• Nombre y RUT de quien hace una transferencia al cliente, obtenidos de su banco mediante la conciliación bancaria.
• Grabación, transcripción y resumen de las llamadas de cobranza realizadas por el agente de inteligencia artificial.
• Estos datos son responsabilidad del cliente que los carga o que activa la conexión que los trae. CloseOK únicamente los procesa para prestar el servicio contratado.

3.3. Cookies y datos técnicos

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión, CSRF). No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento en la plataforma autenticada. El sitio público puede usar herramientas de analítica web (ej. Google Analytics, Plausible) cuyo uso será detallado en este documento cuando estén implementadas.

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para:

1. Prestar el servicio contratado: gestión de contratos, acuerdos de pago, cobranza automatizada, generación de PDFs, envío de notificaciones, conexión con pasarelas de pago.
2. Facturar y cobrar la suscripción del Cliente.
3. Proveer soporte técnico y comercial.
4. Cumplir obligaciones legales (tributarias, contables, regulatorias del SII, CMF y demás autoridades).
5. Mejorar la plataforma mediante análisis agregado y anónimo de uso.
6. Comunicaciones esenciales sobre el servicio, cambios de términos, alertas de seguridad y mantenimientos programados.
7. Comunicaciones comerciales (newsletter, mejoras de producto), únicamente cuando el usuario haya consentido y manteniendo opción de baja en cada envío.
8. Conexión con el SII: consultar las facturas emitidas por el cliente, mostrarlas en la plataforma, completar los datos de sus clientes, mostrar análisis de su facturación y facilitar su cobranza, en modalidad de solo lectura.
9. Seguridad y monitoreo de errores de la plataforma.

5. Base de legitimación

El tratamiento se funda en:

No condicionamos la prestación del servicio al consentimiento para finalidades que no sean necesarias para prestarlo.

6. Compartición con terceros

CloseOK comparte datos personales únicamente con los siguientes proveedores (encargados del tratamiento), exclusivamente para los fines indicados:

CloseOK no vende ni cede datos personales. Comunica datos a autoridades solo cuando la ley lo exige.

7. Transferencias internacionales

Varios de los proveedores anteriores están fuera de Chile (Brasil, Estados Unidos y la Unión Europea). Toda la infraestructura principal está en la región AWS São Paulo. Las transferencias se realizan con las garantías que exige la ley, como cláusulas contractuales con cada proveedor o la adecuación del país de destino, y limitando los datos enviados a los necesarios para cada servicio.

7 bis. Decisiones automatizadas y perfilamiento

La plataforma automatiza la gestión de cobranza según la configuración de cada cliente: envía recordatorios, escala el tono de los avisos y puede programar llamadas con un agente de inteligencia artificial. También puede calcular un indicador de comportamiento de pago de las empresas. Estas automatizaciones las define y supervisa el cliente. El titular puede oponerse a ellas o pedir la intervención de una persona escribiendo al cliente o a privacidad@closeok.com.

8. Plazo de conservación

Una vez vencido el plazo, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

9. Derechos del titular

Todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Acceso: conocer qué datos suyos tratamos, para qué y con quién los compartimos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación cuando sea procedente.
• Oposición: oponerse al tratamiento, incluidas las decisiones automatizadas y el perfilamiento.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Bloqueo: pedir la suspensión temporal del tratamiento.

Para ejercerlos, escribe a privacidad@closeok.com indicando el derecho que quieres ejercer y adjuntando un documento que acredite tu identidad. Responderemos dentro del plazo legal. Ejercer estos derechos es gratuito.

Si tus datos fueron cargados por uno de nuestros clientes (por ejemplo, eres deudor de una empresa que usa CloseOK), ese cliente es el responsable y quien debe responder. Si nos escribes, remitiremos tu solicitud al cliente y le ayudaremos a atenderla.

La persona autorizada cuyas credenciales del SII fueron entregadas puede pedir en cualquier momento que se dejen de usar, escribiendo a privacidad@closeok.com. CloseOK desconectará la Conexión con el SII, eliminará las credenciales e informará al cliente.

10. Seguridad

CloseOK implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

• Cifrado en reposo con AES-256 (RDS y S3 de AWS).
• Cifrado en tránsito con TLS 1.2 o superior.
• Hash de contraseñas con bcrypt (cost 12).
• Cifrado de campos sensibles (RUT, datos bancarios) con encriptación a nivel de aplicación.
• Credenciales del SII cifradas, usadas solo por procesos automáticos de consulta y nunca registradas en bitácoras.
• Control de acceso basado en roles (RBAC), con multifactor disponible.
• Aislamiento por tenant mediante row-level security a nivel de aplicación.
• Backups automáticos diarios con retención de 30 días.
• Logs de auditoría inmutables para acciones críticas.
• Webhooks firmados con HMAC-SHA256.
• Rate limiting y CSP headers activos en toda la plataforma.
• Acceso a infraestructura limitado a personal autorizado mediante MFA.

A pesar de estas medidas, ningún sistema es 100% seguro. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, CloseOK notificará al cliente dentro de las 72 horas desde que tome conocimiento y, cuando la ley lo exija, a la Agencia de Protección de Datos Personales y a los titulares afectados.

11. Datos de menores

CloseOK no está dirigido a menores de 18 años ni recolecta deliberadamente sus datos. Si tomamos conocimiento de haber recolectado datos de un menor sin autorización del representante legal, los eliminaremos.

12. Cambios a esta política

CloseOK podrá modificar esta Política. La versión actualizada se publicará en https://app.closeok.com/privacidad y, cuando los cambios sean materiales, la informaremos por correo electrónico y con un aviso en la plataforma con al menos 15 días de anticipación. Las versiones anteriores quedan disponibles para consulta.

13. Reclamos

Si el titular considera que sus derechos han sido vulnerados, podrá:

1. Dirigir su reclamo a CloseOK al correo privacidad@closeok.com.
2. Acudir a la Agencia de Protección de Datos Personales.
3. Recurrir a los tribunales ordinarios conforme a la Ley 19.628.

14. Contacto del Responsable

SOLUCIONES TECNOLOGICAS WHY SPA RUT: 78.346.228-1 Domicilio: Los Conquistadores 2758, Oficina 104, Providencia, Santiago, Chile Correo: cuentas@closeok.com Datos personales: privacidad@closeok.com Sitio web: https://closeok.com