Política de Privacidad CloseOK

Última actualización: 6 de abril de 2026

1. Identificación del Responsable

SOLUCIONES TECNOLOGICAS WHY SPA, RUT 78.346.228-1, con domicilio en Los Conquistadores 2758, Oficina 104, comuna de Providencia, ciudad de Santiago, Chile (en adelante "CloseOK"), es responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios de la plataforma https://app.closeok.com.

Contacto del Responsable: cuentas@closeok.com Sitio web: https://closeok.com

2. A quién aplica esta política

Esta Política aplica a:

Usuarios titulares de cuentas en la plataforma (administradores, gestores, abogados, super administradores).
Visitantes del sitio web público https://closeok.com.
Empresas clientes (datos de contacto comerciales) cargadas por nuestros usuarios.
Personas físicas cuya información sea cargada como contraparte en contratos, acuerdos o cobranzas.

CloseOK actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos de sus usuarios titulares y visitantes, y como encargado del tratamiento respecto de los datos de terceros cargados por sus clientes.

3. Datos que recolectamos

3.1. De los usuarios titulares (cuentas activas)

Identificación: nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, RUT (encriptado), rol asignado dentro de la plataforma.
Empresa: razón social, RUT empresa (encriptado), dirección, giro, sitio web, logo.
Credenciales: contraseña almacenada con hash bcrypt (cost 12), tokens de sesión.
Datos de pago: registramos la referencia/token entregado por la pasarela (Flow.cl). Nunca almacenamos números de tarjeta de crédito ni CVV en nuestros sistemas.
Datos de uso: logs de acceso, IP, user-agent, fecha y hora de cada acción crítica registrada en nuestro sistema de auditoría.

3.2. De terceros cargados por los clientes

Razón social, RUT, datos de contacto comercial, contratos cargados, montos adeudados, comprobantes de pago.
Estos datos son ingresados y son responsabilidad del cliente que los carga. CloseOK únicamente los procesa para prestar el servicio contratado.

3.3. Cookies y datos técnicos

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión, CSRF). No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento en la plataforma autenticada. El sitio público puede usar herramientas de analítica web (ej. Google Analytics, Plausible) cuyo uso será detallado en este documento cuando estén implementadas.

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para:

Prestar el servicio contratado: gestión de contratos, acuerdos de pago, cobranza automatizada, generación de PDFs, envío de notificaciones, conexión con pasarelas de pago.
Facturar y cobrar la suscripción del Cliente.
Proveer soporte técnico y comercial.
Cumplir obligaciones legales (tributarias, contables, regulatorias del SII, CMF y demás autoridades).
Mejorar la plataforma mediante análisis agregado y anónimo de uso.
Comunicaciones esenciales sobre el servicio, cambios de términos, alertas de seguridad y mantenimientos programados.
Comunicaciones comerciales (newsletter, mejoras de producto), únicamente cuando el usuario haya consentido y manteniendo opción de baja en cada envío.

5. Base de legitimación

El tratamiento se funda en:

Ejecución del contrato entre el Cliente y CloseOK (Ley 19.628, art. 4°).
Cumplimiento de obligación legal (tributaria, regulatoria).
Consentimiento expreso del titular para comunicaciones comerciales.
Interés legítimo del Cliente en gestionar su cobranza y de CloseOK en mantener segura la plataforma.

6. Compartición con terceros

CloseOK comparte datos personales únicamente con los siguientes terceros, exclusivamente para los fines indicados:

Tercero	Finalidad	Datos compartidos
Amazon Web Services (AWS)	Hosting infraestructura (cómputo, base de datos, almacenamiento)	Todos los datos cifrados en reposo y en tránsito. Región: sa-east-1 (São Paulo)
Resend	Envío de correos transaccionales	Email destinatario, contenido del mensaje
Anthropic (Claude AI)	Generación de contratos asistida por IA	Solamente la descripción del servicio que el cliente ingresa para generar el contrato
DocuSign	Firma electrónica avanzada (cuando corresponda)	Documentos a firmar y datos de los firmantes
Flow.cl	Suscripciones recurrentes	Datos del cliente y referencia de pago
Transbank, Khipu, Fintoc	Pasarelas de pago (cuando el cliente activa Link de Pagos)	Datos de la transacción
Equifax / DICOM (futuro)	Score crediticio para factoring	RUT empresa para consulta

CloseOK celebra contratos de tratamiento de datos con cada uno de estos proveedores y mantiene controles razonables sobre su nivel de cumplimiento.

7. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores (AWS, Anthropic, Resend, DocuSign) están ubicados fuera de Chile. CloseOK aloja toda la infraestructura principal en la región AWS São Paulo (sa-east-1) para minimizar latencia y mantener los datos en Latinoamérica. Las transferencias internacionales se realizan amparadas en cláusulas contractuales tipo y garantías equivalentes a la Ley 19.628.

8. Plazo de conservación

Tipo de dato	Plazo
Datos de cuentas activas	Mientras dure la relación + 6 años (obligación tributaria SII)
Logs de auditoría	5 años
Contratos firmados y PDFs generados	Mientras dure la relación + 10 años
Datos de marketing	Hasta retiro del consentimiento
Backups	30 días rotativos

Una vez vencido el plazo, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

9. Derechos del titular

Conforme a la Ley 19.628, todo titular de datos personales tiene derecho a:

Acceso: conocer qué datos suyos tratamos.
Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
Cancelación / supresión: solicitar la eliminación cuando sea procedente.
Oposición: oponerse al tratamiento por motivos legítimos.
Bloqueo: restricción temporal del uso.
Información: sobre la fuente, finalidad y destinatarios.

Para ejercer estos derechos, escribir a cuentas@closeok.com indicando "Solicitud ARCO" en el asunto, adjuntando copia de la cédula de identidad o documento equivalente. Responderemos dentro de 15 días hábiles.

Si el titular es una persona cuyos datos fueron cargados por uno de nuestros clientes (no es usuario de la plataforma), su solicitud será dirigida al cliente responsable en su calidad de responsable del tratamiento, quien deberá responder.

10. Seguridad

CloseOK implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

Cifrado en reposo con AES-256 (RDS y S3 de AWS).
Cifrado en tránsito con TLS 1.2 o superior.
Hash de contraseñas con bcrypt (cost 12).
Cifrado de campos sensibles (RUT, datos bancarios) con encriptación a nivel de aplicación.
Control de acceso basado en roles (RBAC), con multifactor disponible.
Aislamiento por tenant mediante row-level security a nivel de aplicación.
Backups automáticos diarios con retención de 30 días.
Logs de auditoría inmutables para acciones críticas.
Webhooks firmados con HMAC-SHA256.
Rate limiting y CSP headers activos en toda la plataforma.
Acceso a infraestructura limitado a personal autorizado mediante MFA.

A pesar de estas medidas, ningún sistema es 100% seguro. En caso de incidente que afecte datos personales, CloseOK notificará al Cliente y, cuando corresponda, a la autoridad competente sin demora indebida.

11. Datos de menores

CloseOK no está dirigido a menores de 18 años ni recolecta deliberadamente sus datos. Si tomamos conocimiento de haber recolectado datos de un menor sin autorización del representante legal, los eliminaremos.

12. Cambios a esta política

CloseOK podrá modificar esta Política. La versión actualizada se publicará en https://closeok.com/privacidad e informaremos a los usuarios titulares por correo electrónico cuando los cambios sean materiales.

13. Reclamos

Si el titular considera que sus derechos han sido vulnerados, podrá:

Dirigir su reclamo a CloseOK al correo cuentas@closeok.com.
Acudir a la Agencia de Protección de Datos Personales (cuando esté operativa en Chile).
Recurrir a los tribunales ordinarios conforme a la Ley 19.628.

14. Contacto del Responsable

SOLUCIONES TECNOLOGICAS WHY SPA RUT: 78.346.228-1 Domicilio: Los Conquistadores 2758, Oficina 104, Providencia, Santiago, Chile Correo: cuentas@closeok.com Sitio web: https://closeok.com

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